Krijgen afdelingsbestuurders ‘zwijgplicht’ opgelegd?

In de sociale media zijn er berichten verschenen waarin wordt gesuggereerd dat afdelingsbestuurders van de VERON een zwijgplicht opgelegd krijgen over het wel en wee van de vereniging en hoge boetes worden uitgedeeld als zij zich hier niet aan houden. Het afdelingsbestuur van Amersfoort vindt het belangrijk dat onze leden het echte verhaal kennen. Dat echte verhaal is dat er geen enkele sprake is van een door het HB opgelegde zwijgplicht.

Wat is er aan de hand?
Op 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Vanaf die datum geldt dezelfde privacywetgeving in de hele EU. In deze wetgeving is vastgelegd waaraan organisaties moeten voldoen. Een onderdeel uit de wet is dat met iedereen die voor de organisatie de beschikking heeft over persoonsgegevens een verwerkingsovereenkomst gesloten moet worden waarin de toegestane werkzaamheden, rechten en verplichtingen staan opgenomen. In de wet is expliciet opgenomen dat in deze overeenkomst ook een geheimhoudingsverklaring moet zijn opgenomen.

Binnen de afdelingen hebben afdelingssecretarissen toegang tot het VERON Administratie Systeem (VAS) en hebben daarmee inzage in de persoonsgegevens van (uitsluitend) de afdelingsleden. Dat is ook de reden dat afdelingssecretarissen worden aangemerkt als ‘verwerker’ en dus een verwerkingsovereenkomst moeten tekenen.

De geheimhoudingsovereenkomst van de VERON is dus de verwerkingsovereenkomst zoals bedoeld in de AVG. Het is binnen een afdelingsbestuur ook alleen de afdelingssecretaris die de overeenkomst moet tekenen, alhoewel de VERON adviseert om ook de voorzitter van een afdeling de overeenkomst te laten tekenen, zodat er altijd een back-up is voor het geval een afdelingssecretaris (tijdelijk) zijn werk niet kan doen.

In de verwerkingsovereenkomst die is opgesteld is een boetebeding opgenomen. Dit is vooral gedaan om duidelijk te maken aan de afdelingsbesturen dat het voldoen aan de privacy-eisen echt belangrijk is en dat de overeenkomst niet alleen een papieren tijger is. Belangrijk voor iedere organisatie en dus ook de VERON, omdat bij overtreding van de privacyregels een boete opgelegd kan worden van maximaal 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde omzet van de organisatie. Een boetebeding in dit soort overeenkomsten is heel gebruikelijk omdat het de ondertekenaars veel meer bewust maakt van de verantwoordelijkheid voor het nakomen.

Wat moet er geheim gehouden worden?
De overeenkomst die de afdelingen hebben ontvangen is hierover duidelijk: “Ondergetekende verplicht zich dan ook strikte geheimhouding te betrachten ten aanzien van alles wat ten gevolge zijn/haar activiteiten bij VERON bekend wordt en waarvan hij/zij weet of kan vermoeden dat deze informatie van vertrouwelijke aard is.”

en

“Deze geheimhouding omvat mede alle (persoons)gegevens van leden en gegevens van andere relaties van
VERON waarvan vrijwilliger uit hoofde van zijn functie/activiteiten kennis heeft genomen of toegang toe
heeft.”

Kortom: informatie die vertrouwelijk is of kan zijn en in het bijzonder de persoonsgegevens moeten geheim worden gehouden. Dat is volgens ons een normale omgangsvorm: wat je in vertrouwen hoort, hou je bij jezelf en je geeft geen privégegevens van een ander door.

Nergens in de verwerkingsovereenkomst wordt het aan de ondertekenende afdelingsbestuurder(s) verboden om over algemene zaken die binnen de vereniging spelen te spreken. Dat is niet de intentie van de overeenkomst en kan ook helemaal niet: afdelingsbestuurders worden volgens het afdelingsreglement en onze statuten (de regels hoe onze vereniging is georganiseerd) namelijk ook juist geacht om leden te informeren over zaken die spelen in de vereniging.

Wat mogen jullie van ons als afdelingsbestuur van A03 verwachten?
Ten eerste: de persoonsgegevens van leden worden niet gedeeld met anderen. Wij slaan persoonsgegevens alleen op als die nodig zijn en gegevens worden verwijderd op het moment dat ze niet meer nodig zijn óf zodra iemand daar om verzoekt. Alleen de afdelingssecretaris heeft binnen de afdeling Amersfoort toegang tot het VERON Administratiesysteem (VAS) en heeft daarmee de beschikking over de persoonsgegevens. De ontvangen verwerkingsverklaring (geheimhoudingsverklaring) wordt dan ook (alleen) door hem ondertekend en teruggestuurd aan het HB.

Ten tweede: als afdelingsbestuur vinden wij het belangrijk dat afdelingsleden geïnformeerd worden over waar we mee bezig zijn, zowel in de eigen afdeling als de VERON landelijk. Dat proberen we altijd al te doen en blijven we doen. Dit wordt ook van ons verwacht en is ook zo geregeld in het huishoudelijk reglement. Dit betekent bijvoorbeeld dat we onze leden in het algemeen informeren over onderwerpen die in bijeenkomsten zoals de VR en RegioBijeenkomsten worden besproken, tenzij het gaat om vertrouwelijke onderwerpen.

Op het moment dat er onderwerpen zijn die je mist en waarover je graag iets wil weten, kunnen je altijd bij de leden van het afdelingsbestuur terecht. Daarbij zal ieder bestuurslid zich houden aan wat in het normale leven gebruikelijk is: wat wij in vertrouwen horen vanuit onze leden of anderen, delen we niet.

We hopen dat we met deze toelichting je eventuele vragen over dit onderwerp hebben kunnen beantwoorden.
Heb je toch nog een vraag of opmerking? Mail dan naar de afdelingssecretaris: Gert, PA2LO

Update 21 januari: Het HB heeft laten weten de eerder verzonden post als ‘niet ontvangen’ te beschouwen. Samen met de organisatie die de VERON ondersteunt bij de invoering van de AVG wordt inmiddels gewerkt aan een beter bij onze vereniging passend document (zie hier).